Projektisuunnitelma (pohja)
| Dokumentti | Projektisuunnitelma |
| Laatija: | |
| Versio: | |
| Päivämäärä: |
1. Toimeksianto
1.1 Tausta ja lähtökohdat
Kuvataan toimeksiantoa lyhyesti johdannon muodossa. Tarpeen mukaan ohjataan lukijaa tutustumaan tarkemmin vaatimusmäärittelydokumenttiin. Projektin tavoitteena on pyrkiä yhdistämään .... on tarve kehittää” < kohdetta>… ”Projekti toteutetaan Jyväskylän ammattikorkeakoulun informaatioteknologian instituutin järjestämän
‑opintojakson puitteissa. * Kohde on usein laajempi käsite kuin varsinainen projektille määriteltävä tehtävä. Kohde kuvaa selkeällä tavalla, usein graafiseen esitykseen tukeutuen, millaisesta järjestelmäkokonaisuudesta tai toiminnasta on kyse, johon ollaan tekemässä nyt projektissa jotain osakokonaisuutta/täydennystä. Tässä siis kuvataan nykyjärjestelmää ja asiakkaan nykyistä toimintatapaa.
1.2 Tavoitteet ja tehtävät
Tässä dokumentissa kuvataan X-projektin taustaa, tavoitteita, tehtäviä, vaihejakoa, resursseja ja organisaatiota. Vaihejaon yhteydessä on kuvattu jokainen vaihe erikseen lyhyesti.”
- Tuottaa ratkaisu mihin ?
Tähän voi viitata vaatimusmäärittelyn sisältöön Määritellään työn keskeisin sisältö tässä projektissa; projektin tehtävä liittyy projektin kohteessa kuvattuun kokonaisuuteen. Mitä toimintaa aiotaan kehittää ja miten?> Visio tulevasta tilasta Mikä on tuotettava lopputulos (konkreettinen)? Mitkä ovat osa- tai välitulokset?>
- projektiin liittyvät eri sidosryhmät?
Mitä henkilöitä, toimijoita tai ryhmiä liittyy projektiin projektin Tähän voi liittää Sidosryhmäkuvauksen tai käyttää lähteenä vaatimusmäärittelyä ? * Linkki tarvitavaan aineistoon vaatimusmäärittelyssä
1.3 Rajaus ja liittymät
Täsmennetään projektin tehtävää rajaamalla ulkopuolelle jäävät osat kohteena olevasta järjestelmästä tai kokonaishankkeesta. Erikseen on syytä kuvata myös tehtävän suorittamista merkittävästi rajoittavat ulkoiset tekijät. Tässä myös täsmennetään ne tehtäväkokonaisuudet, jotka nyt tehtävään osioon tulevat vielä todennäköisesti jossain vaiheessa liittymään, mutta joita ei tämän projektin puitteissa kuitenkaan tulla toteuttamaan. Tyypillisiä tällaisia tehtäviä voisivat olla mm. käyttöympäristön rakentaminen ja koulutus. Muina rajauksina voisi olla esim. ohjelmiston käyttöliittymässä käytettävä kieli.
1.4 Oikeudet
”Eri osapuolten oikeudet on määritelty projektisopimuksessa.” Ellei erillisessä sopimuksessa ole kerrottu oikeuksista työn tuloksiin, tulee ne ilmaista esim. tässä projektisuunnitelmassa.
1.5 Termit ja määritelmät
Tässä kappaleessa esitellään projektisuunnitelmassa esiintyvät määritelmät, termit ja lyhenteet. Esimerkiksi eri projekteissa saattaa sanoilla "tarkastus" ja "katselmointi" olla eri merkitys ja tämä voi aiheuttaa väärinkäsityksiä. Joskus saattaa olla paikallaan sopia eri nimityksiä ryhmän tarkastuksille (oma sisäinen, asiakkaan kanssa, opintojakson suuntaan). Lyhenteet kannattaa avata alkuperäiskielelle ja lisätä lyhyt kuvaus suomeksi. Esimerkiksi CASE = Computer aided software engineering, tietokoneavusteinen systeemityö.
1.6 Projektiin liittyvät haasteet
Tarkastellaan projektin tavoitteita ja laaditaan tueksi SWOT-kuvaus, jossa tarkastellaan koko projektia ja sen toimintaympäristöä.
2. Projektiorganisaatio
2.1 Organisaation esittely
kuka kuuluu projektiorganisaatioon? Onko projektiryhmän/tiimin lisäksi muita toimijoita? projektiryhmän ohjaajat sekä toimeksiantajan edustajat. Organisaatiokaavio on esitetty liitteessä tai alla olevassa kuvauksessa.
Projektiorganisaation rakenne MindMap-muodossa
2.2 Vastuut ja päätöksentekoprosessi
Tähän kirjataan kaikkien projektiorganisaatioon kuuluvien (esim. johtoryhmä, projektipäällikkö, sihteeri, ryhmä, >ohjaajat) vastuut sekä päätöksentekoprosessi (esim. projektipäällikkö valmistelee ja esittää johtoryhmän päätettäväksi…)
Projektiryhmä
| Nimi | Vastuu | Yritys/yhteisö |
|---|---|---|
”Projektiryhmä suorittaa johtoryhmän projektille asettamat tehtävät käytettävissä olevien resurssien puitteissa. >Projektin aikana ryhmän päällikön ja sihteerin roolit kiertävät ryhmän sisällä siten, että jokainen ryhmän jäsen toimii >kerran kummassakin roolissa.”
Johtoryhmä
| Nimi | Vastuu | Yritys/yhteisö |
|---|---|---|
”Johtoryhmän muodostavat siihen valitut projektiryhmän, ohjaajien ja toimeksiantajan edustajat. Johtoryhmän kokouksiin >voidaan tarvittaessa kutsua myös muita henkilöitä, esim. asiantuntijoita. Johtoryhmän kokoonpano on esitelty >projektisopimuksen liitteessä
.”
Tukiryhmä
Tukiryhmän tehtävänä on antaa projektiryhmälle sisällöllistä opastusta tehtävän suorittamiseksi. Kappaleessa tulee >esitellä projektin muut sidosryhmät (asiakas, ulkopuoliset konsultit, jne.) henkilötasolla. Asiakkaan mukana olevista >henkilöistä tulee mainita ainakin nimi, yhteystiedot, toimenkuva sekä rooli projektissa.
2.3. Projektin vaiheet ja taloudelliset tavoitteet
tehtäväkokonaisuudet, osittelu ja vaiheistus, välitulokset, aikataulut ja resurssissuunnitelmat, budjetti
2.4. Laadun varmistus
menetelmät, standardit, hyväksymismenettely, muutosten hallinta, dokumentointi, katselmoinnit, riskien hallinta, muut täydentävät suunnitelmat
2.5. Tiedonvälitys ja projektin etenemisen seuranta
projektin aloitus, työtilat ja viestintävälineet, palaverikäytäntö ja yhteydenpito, raportointi ja tiedotus, projektikansio
2.6. Projektin päättyminen
luovutus, käyttöönotto, ylläpito, projektin aineiston taltiointi, arkistointi, loppuraportti, projektin virallinen päättäminen
3. Projektin ajalliset tavoitteet
3.1 Osittaminen ja vaiheistus
Projektin etenemistä voidaan kuvata ns. GANTT-kaaviolla. Sen avulla voidaan esittää eri vaiheiden eteneminen aikajanalla, samalla voidaan osoittaa eri tehtäviin liittyvät kriittiset pisteet.
GANTT PlantUML-muodossa
Projektin osittamisella tarkoitetaan projektin jakamista selkeisiin osakokonaisuuksiin ja niitä vastaaviin toteutuskokonaisuuksiin (osaprojekteihin, vaiheisiin, tehtäväkokonaisuuksiin ja tehtäviin). > > Tutkimus- ja kehitysprojektien etenemiselle on tyypillistä lopputuloksen muodostuminen ja tavoitteen tarkentuminen vaihe vaiheelta. Projektin osituksen tulee perustua tähän lähtökohtaan (koskee myös > > IT-instituutin opiskelijaprojekteja).
Projektin elinkaari voidaan jakaa erityyppisiin vaiheisiin. Kussakin vaiheessa tuotetaan määrätyt tuotteet, kuten selvitys, suunnitelmat, prototyyppi, laite jne. Kunkin vaiheen loppuun sovitaan arviointi, hyväksyntä tai katselmointi. Ohjelmistoprojekti jakautuu tyypillisesti seitsemään vaiheeseen: perustaminen, esitutkimus, analyysi, suunnittelu, toteutus, testaus ja lopettaminen. Joskus esitutkimus on oma projektinsa, joskus analyysi sisällytetään suunnitteluun jne. Testaus ei välttämättä ole oma vaiheensa, vaan se sisältyy kaikkiin vaiheisiin. Usein edetään inkrementaalisesti eli ensin suunnitellaan ja toteutetaan yksi asia kokonaisuudessaan ennen kuin edetään seuraavaan asiakokonaisuuteen. Ei ole yhtä ainutta ”oikeaa” vaihejakoa, mutta jos toimeksiantajalla on oma menetelmänsä ja siihen liittyvät mallipohjat, niin opiskelijaprojekteissa käytetään ensisijaisesti niitä. Yhä useammin käytetään ketterää sovelluskehitystä eli ohjelmisto tehdään 1-4 viikon sprinteissä.
Mitä tavoitteita / vaiheita projekti sisältää? (Lyhyt kuvaus kustakin)>
Päivitä linkit omaan projektiin liittyviksi!
Seuraavassa käydään jokainen vaihe, niiden vaatimat aikaresurssit ja tulokset läpi lyhyesti. Vaiheet ja niiden tehtävät kuvataan tarkemmin vaihesuunnitelmissa. Parhaillaan meneillään olevasta vaiheesta tulee olla tiedossa tarkasti kuka tekee ja kuinka paljon työtä tämän vaiheen tehtävien suorittamiseksi. Myöhempien vaiheiden työmääräarviot voidaan esittää alkuvaiheessa karkealla tasolla, jota sitten projektin edetessä tarkennetaan yksityiskohtaiselle tasolle. Tämä tapahtuu jokaisen vaiheen lopussa, jolloin suunnitellaan tarkemmin seuraava vaihe.
Huom.: Seuraavassa on esitetty käynnistys- ja lopetusvaiheet. Kaikista projektin vaiheista, niiden kestoista ja työmääristä laaditaan myös nk. Gantt-kaavio (liitteenä), jossa näkyy myös vaiheiden väliset riippuvuudet ja tärkeimmät etapit (esim. johtoryhmän kokouspäivämäärät).
Projektin käynnistämiseen kuuluu olennaisesti projektisuunnittelu ja suunnitteludokumenttien laatiminen sekä yhteydenpitokäytänteiden luominen toimeksiantajayrityksen kanssa. Vaiheen aikana tehdään esim. ryhmän webbisivut, tutustutaan tarkemmin toimeksiantoon, aloitetaan kohdealueeseen perehtyminen ja laaditaan projektisuunnitelma yhteistyössä toimeksiantajan edustajien kanssa. Vaiheen aikana muodostetaan johtoryhmä, pidetään 1. johtoryhmän kokous sekä allekirjoitetaan projektisopimus. ”Vaiheen tuloksia ovat ryhmän imagon (nimi, logo ym.) luominen, webbisivut tms. sekä projektisopimus liitteineen.”
Kirjataan mitä tässä etapissa tavoitellaan?
Kirjataan mitä tässä etapissa tavoitellaan?
”Lopettamisvaihe sisältää projektin päättämiseen liittyvät toimenpiteet. Vaiheen aikana projektiryhmä laatii projektin loppuraportin ja esityksen johtoryhmälle. Vaiheen aikana luovutetaan projektin tulos toimeksiantajalle, pidetään viimeinen johtoryhmän kokous viikolla X sekä puretaan projektin organisaatio. Lopettamisvaiheen tuloksena on projektin loppuraportti.”
3.2 Projektin alustavat kustannusarvio
Kustannusarvion esittäminen taulukon avulla:
4. Laadunvarmistus
Projektissa sovellettavat työmenetelmät, välineet, ohjeet ja standardit
Tässä kappaleessa luetellaan kaikki käytettävät menetelmät, työkalut ja standardit versionumeroineen. Usein toimeksiantajalla on jokin menetelmä, jota projektiryhmän olisi syytä noudattaa. Toimeksiantaja voi määrittää myös noudatettavat dokumenttien ulkoasustandardit. Muussa tapauksessa projektiryhmä räätälöi IT-instituutin tarjoamista mallipohjista itselleen soveltuvan ja toimeksiantajan hyväksymän mallin.
Opintojakso asettaa siis tietyt vaatimukset projektin seurantatyökaluille ja raportoinnille, jotka tulee ottaa huomioon. Opintojaksolla ei kuitenkaan pakoteta tiettyä tapaa käyttää työkaluja, joten niiden käytöstä on syytä tehdä suunnitelma tähän kohtaan.
Projektin tiedon- ja versionhallinnan perusteet tulee selvittää, jotta kaikki projektin sidosryhmät tietävät dokumenttien uusimpien versioiden sijainnin. Projektisuunnitelmasta ja kaikista muistakin projektin keskeisistä dokumenteista tulee useita versioita, joihin pitää lisätä versiohistoria, jotta projektin kehityksen seuraaminen jälkikäteen on mahdollista. Mikäli jokin yksittäinen laite tai ohjelmisto nousee projektin toteutuksen kannalta kriittiseen asemaan, on tälle hyvä nimetä vastuuhenkilö, joka tuntee ko. laitteen tai ohjelmiston ryhmästä parhaiten. Ohessa on lista asioista, jotka kannattaa suunnitella ja dokumentoida:
4.1 Väli- ja lopputulosten hyväksymismenettely
Tähän kirjataan se hyväksymismenettely, mikä projektissa on sovittu.
4.2 Muutosten hallinta
Kuvataan muutosten hallintaproseduuri projektinkäytäntöihin tai projektin tuloksiin liittyvien muutosten osalta.
4.3 Dokumentointi
Kirjataan minne dokumentit tallennetaan/arkistoidaan, miten ne jaetaan ja kuka on vastuussa eri dokumenteista.
4.4 Riskien hallinta
Listataan riskit, arvioidaan niiden vakavuus ja todennäköisyys ja koetetaan miettiä toimenpiteet kuinka vakavimmat/todennäköisimmät riskit voitaisiin ehkäistä jo ennalta. Lisäksi olisi hyvä olla suunnitelma kuinka toimitaan, jos riski toteutuu. Kirjataan alla olevaan taulukkoon projektiin kohdistuvat riskit ja pidetään niitä yllä tarpeen mukaan. Jokaiselle riskille annetaan yksilöllinen tunniste esim. RIS007, koska tämä helpottaa niiden käsittelyä eri tilanteissa.
4.5 Katselmointikäytäntö
Luetellaan ja alustavasti aikataulutetaan projektin tuloskatselmukset laaditun toteutussuunnitelman pohjalta. Esitetään luettelomaisesti, mitä katselmuksia pidetään, alustava ajankohta, käsiteltävät asiat, osallistujat sekä käytännöt katselmointimateriaalin toimittamisesta (mitä, milloin, miten).
4.6 Projektisuunnitelmaa täydentävät suunnitelmat
Tässä kohdassa mainitaan, mitä täydentäviä suunnitelmia on käytettävissä tai aiotaan projektin kuluessa laatia (esim. viestintä-, riskienhallinta-, testaus- ja käyttöönottosuunnitelma).
- Projektisopimus
- Vaatimusmäärittely
- Julkaisusuunnitelma
- Yleistestisuunnitelma
- Viestintäsuunnitelma
- Riskihallintasuunnitelma
- Muu annettu dokumentaatio
4.7 Suunnitelmien tarkistus- ja päivitysajankohdat
Projektisuunnitelman avulla reagoidaan poikkeamiin ja ympäristömuutoksiin, joten sitä päivitetään projektin aikana. Tähän kohtaan kirjataan ne ajankohdat, jolloin suunnitelman ajantasaisuus ainakin on tarkistettava.
4.8 Projektin keskeyttämiskriteerit
Oikeaoppiseen projektisuunnitelmaan kuuluu myös projektin keskeyttämiskriteerit. Näitä ei kuitenkaan opiskelijaprojekteissa käytetä, koska projekteissa käytetään tietty tuntimäärä tuloksen tekoon ja tulos luovutetaan sellaisena, kun se opintojakson päättyessä on. Projektiryhmä tekee kuitenkin jatkokehityssuunnitelman, josta mahdollinen uusi projekti jatkaa.
5. Tiedonvälitys ja projektin etenemisen seuranta (viestintäsuunnitelma)
5.1 Viestintäsuunnitelma
Viestintäsuunnitelman tarkoituksena on määritellä X projektin yhteydessä käytetyt viestintämenetelmät ja kanavat. Selkeällä ja yhdenmukaisella viestinnällä varmistetaan >informaation kulku ja vaikutetaan projektin laatutavoitteiden toteutumiseen. Suunnitelma voidaan laatia osana projektisuunnitelmaa tai siihen voidaan viitata omana alasivunaan Listaa projektissa sovitut työtilat ja viestintävälineet, palaverikäytäntö ja yhteydenpito, raportointi ja tiedotus.
6. Projektin päättyminen
6.1 Lopputuotteen luovutus, käyttöönotto
Projektin lopputuote tulee myös dokumentoida järkevällä tasolla. Osana lopputuotetta saattaa olla asiakkaalle tarjottavaa käyttöönottokoulutusta ja mahdollisesti asennus- tai käyttöönottopalvelua. Mikäli koulutuksen rooli projektin kannalta on huomattava (esimerkiksi ohjelmiston käyttäjät eivät ole olleet mukana projektissa ja eivät tiedä miten järjestelmä toimii) tulee projektisuunnitelmaan liittää suunnitelma asiakkaalle tarjottavasta koulutuksesta. Lisäksi jos on tarpeen, tulee projektisuunnitelmaan liittää myös asennussuunnitelma ja käyttöönottosuunnitelma.
6.2 Projektin tuottaman aineiston taltiointi, arkistointi ja säilytysaika
”Projektiryhmien dokumentaatiosta jäävä osa tallennetaan X-järjestelmään” Toimeksiantajan kanssa tulee tarvittaessa voida sopia, mitkä dokumentit voidaan jättää opiksi seuraaville projekteille. Tyypillisesti eri suunnitelmat ja loppuraportti sopivin osin ovat tällaisia dokumentteja.
6.3 Projektin virallinen päättäminen
On tärkeää määritellä milloin, mihin tai miten projekti päättyy. Projektin päätös voi olla tietty päivämäärä, tietty tuotteen valmiusaste, tietty työtuntimäärä, tietty kulutettu rahasumma, kun asiakas ottaa tuotteen käyttöön, takuuaika on umpeutunut tai kun asiakas hyväksyy tuotteen.
”Projekti päättyy p.k.vvvv, jolloin projektisopimuksen voimassaoloaika päättyy.”
6.4 Lopetustilaisuus
Yleensä projektit päätetään yhteiseen päätösseminaariin. Tähän kirjataan osallistujat ja ajankohta.
- Saunailta :)?
6.5 Projektin loppuraportti
Projektin loppuraportti laaditaan viimeiseen johtoryhmän kokoukseen mennessä.